Funktionsübersicht

Funktionsliste mit wesentlichen Funktionen

Übersicht der Funktionen

Wesentliche Funktionen von eQMS

Das eQMS bietet eine Vielzahl an Modulen und Funktionen. Die folgende Liste bietet eine Übersicht über die wesentlichen Funktionen der Software. Sollte eine für Sie wichtige Funktion fehlen, dann sprechen Sie uns darauf an. Möglicherweise ist die Funktion hier nicht aufgelistet oder wir können diese für Sie individuell umsetzen.

Darüber hinaus steht das eQMS in zwei Varianten zur Verfügung: für Einzelfirmen oder für Gruppen. Eine Beschreibung der Produktvariante für Verbände, Vereine und Unternehmensgruppen finden Sie auch unter Qualitätsmanagement für Verbände.

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Kategorien der Funktionen

Cloud- und Inhouse-Lösung

Cloud-Lösung

Schnelle und kostengünstige Inbetriebnahme des eQMS mit der Cloud-Lösung inkl. Backups, Support und Software-Updates. Standort des Cloud-Servers: Deutschland.

Inhouse-Lösung

Inhouse-Lösung des eQMS mit LDAPS, Active Directory Anbindung. Voraussetzung für On Premise ist der Betrieb einer internen Serverinfrastruktur.

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Integrierter Prozess-Editor

Flowcharts, Organigramme & Mindmaps

Schnelle Erstellung und einfacher Import von Flowcharts, Organigrammen oder Mindmaps.

Dokumente verknüpfen

Inhouse-Lösung des eQMS mit LDAP, Active Directory Anbindung. Voraussetzung für On Premise ist der Aufbau einer internen Serverinfrastruktur.

Programmunabhängig

Unabhängig von MS Visio oder anderen lokal installierten Programmen arbeiten.

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QM-Dokumentation (QM-Handbuch)

Dokumente erstellen

Neue Dokumente entweder direkt mit dem integrierten Online-Text-Editor oder mit gewohnter Textverarbeitung im eQMS erstellen.

Import von Dokumenten

Vorhandene Office-Dokumente (z.B. Word) können hochgeladen und bearbeitet werden.

Aktuelle Revisionsstände

Importfunktion zum Hochladen der vorhandenen QM-Dokumentation. Bestehende Revisionsstände können per Mausklick übernommen werden.

Vielseitige Vorlagen

Vorlagen für Gliederungsstrukturen z.B. gängige Normen und Regelwerke. Übernahme mit wenigen Klicks.
Optional: Vorlagen für das QM-Handbuch

Verschiedenen Gliederungen gleichzeitig

Nutzung verschiedener Gliederungen gleichzeitig z.B. nach Organisationsstruktur, Regelwerk (z.B. ISO 9001, ISO 13485), Dokumententyp (z.B. Verfahrensanweisungen), Rechtskataster oder Gefahrstoffkataster.

Verknüpfungen

Mitgeltende Unterlagen: Für jeden Gliederungspunkt können Verknüpfungen zu anderen Gliederungspunkten hergestellt werden (z.B. Verknüpfung vom QM-Handbuch zu mitgeltenden Dokumenten wie Verfahrens- oder Prüfanweisungen).

Zuordnung der Nutzer

Zuordnung von Verantwortungen zu Gliederungspunkten. So können Nutzer als „Hauptverantwortlich“, „Vertretung“ oder „Teammitglied“ den Gliederungspunkten zugeordnet werden.

Kürzel & Bemerkungen

Hinzufügen von Kürzeln und Bemerkungen zu Gliederungspunkten.

Suchfunktion

Suchfunktion für Dokumente.

Export von Dokumenten

Exportfunktion der Dokumentation.

Druckfunktion

Druckfunktionen für die Dokumentenlisten nach Gliederungen inkl. zahlreicher Optionen zur Darstellung.

Prozesslandschaft

Prozesslandschaft für Systemanalyse: Prozesse erfassen und unterscheiden nach Management-, Kern- oder unterstützenden Prozessen sowie übersichtlich darstellen.

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Lenkung von Dokumenten / dokumentierter Informationen

Lese- und Schreibberechtigungen

Dokumente schützen durch Lese- und Schreibberechtigungen und somit auch die Verteilung von Dokumenten regeln.

Archiv

Es wird stets die aktuelle Version angeboten. Veraltete Versionen werden automatisch archiviert. Somit wird die unbeabsichtigte Verwendung veralteter Dokumente verhindert.

Überwachung von Änderungen

Automatische Benachrichtigung und Erinnerung bei Aktualisierungen oder neuen Dokumenten.

Verfügbarkeit

Durch webbasierte Technik auch bei verteilten Firmenstandorten oder von unterwegs auf das eQMS zugreifen.

Programmunabhängig

Anfordern von Lesebestätigungen individuell für Dokumente oder Nutzer.

Lesestatus

Lesestatus der QM-Dokumentation: Gesamt und je Nutzer inkl. grafischer und detaillierter Auswertung.

Wiedervorlagen

Einstellbare Wiedervorlagen für Dokumente z.B. für notwendige Aktualisierungen.

Kennzeichnung von Dokumenten

Dokumente kennzeichnen als „geprüft“ und „freigegeben“.

Dokumentenstatus

Dokumente markieren als „Empfehlung“ oder „Pflicht“ sowie „gesperrt“ oder „in Bearbeitung“.

Protokollierung

Protokollierung sämtlicher Vorgänge und Eigenschaften, welche in den Dokumenteigenschaften angezeigt werden können wie z.B.: Revisionsstand, Bearbeitungsstatus, Erstellungstermin, Verfasser, Größe, Einstufung der Relevanz, Zuordnungen zu Gliederungen, Zugriffsrechte, Mitgeltende Unterlagen, Freigabe-, Prüfungs- und Änderungskommentare.

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Freigabe-Workflow

Bearbeitung, Prüfung & Freigabe

Bearbeitung, Prüfung und Freigabe von QM-Dokumenten erfolgt nach individueller Definition von Teilschritten eines Workflows.

Flexible Definitionen

Flexible Definition der beteiligten Mitarbeiter.

Individuell konfigurierbare Teilschritte

Eigenschaften eines Teilschrittes werden individuell konfiguriert, z.B. frei definierbare Anzahl von Prüf- und Freigabe-Schritten, die ein Dokument durchlaufen soll.

Anforderungen für Teilschritte

Anfordern von Lesebestätigungen, Freigaben, Prüfungen, Kommentaren für jeden Verantwortlichen eines Teilschrittes.

Rechteverwaltung

Detaillierte Rechteverwaltung zur Vergabe von Berechtigungen wie "Lesen" oder "Bearbeiten".

Übersichtliche Workflows

Übersichtliche Darstellung des Workflows erleichtert das Erfassen des Dokumentenstatus, des aktuellen Arbeitsschrittes und aller Dokumentenänderungen.

Automatisierte Abläufe

QM-Dokumente ganz einfach dem relevanten Workflow zuordnen und von automatisierten Abläufen profitieren:
- Automatische Veröffentlichung der Dokumente
- Automatischer Versand von Aufgaben an richtigen Personen
- Automatische E-Mail-Benachrichtigung der Beteiligten inkl. Erinnerungsfunktion
- Automatische Archivierung des alten Dokumentes
- Ausführliche Änderungshistorie eines Dokumentes

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Audit & Managementbewertung

Auditplanung

Auditplanung inkl. Festlegung aller Bereiche mit jeweils Datum & Uhrzeit, Auditor, Bemerkungen, Teilnehmern sowie Dokumenten. Dabei wird der Nutzer durch Vorauswahl sowie automatische Vorschlagswerte unterstützt.

Statistiken

Statistik für die Auditplanung mit Anzeige der jeweils in den letzten drei Jahren auditierten Teilnehmer und Dokumente (inkl. Anzeige und Auswahlhilfe der bisher unberücksichtigten Teilnehmer/Dokumente).

Feststellungen

Feststellungen und Beobachtungen erfassen und auswerten (z.B. Nummer, Datum, Art, Aufgrund, Durch, Dokument, Stichworte, Bereiche, Details & Ursachen).

Checklisten / Fragebögen

Für regelmäßige Bewertungen können zu jedem Dokument Checklisten / Fragebögen erstellt, genutzt und ausgewertet werden.

Korrekturmaßnahmen

Wurden Abweichungen festgestellt, können Maßnahmen zum Gegensteuern definiert werden (Korrekturmaßnahmen und -termine, Verantwortliche Personen, Wirksamkeit und Prüfung).

Auditberichte

Auditbericht auf Knopfdruck (z.B. Berichtszeitraum, Auditor, Anlass, Regelwerk, Auditprogramm, Ergebnisse Dokumentenprüfung, Ergebnisse Prozessprüfung, Zusammenfassung, grafische Statistiken).

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Lieferantenbewertung

Bewertungspläne

Lieferantenbewertung nach vorgefertigten oder individuellen Bewertungsplänen.

Expressbewertung

Expressbewertung (mehrere Lieferanten gleichzeitig, nach Prüfplan für QM).

Auswertung & Analyse

Auswertung und Analyse der Bewertungsergebnisse (nach Zeitraum, erreichter Prozentzahl, Produkten, Lieferanten, Bewertungsplänen).

Verwaltung der Lieferanten

Verwaltung der Lieferanten in einer umfangreichen Adressdatenbank.

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Mess- und Prüfmittel, Technische Geräte & Medizinproduktebuch

Prüftermine

Erfassung und Übersicht von Prüfterminen. Darstellung auch im Kalender inkl. Erinnerungen und Wiedervorlage.

Prüfpläne

Durchführung und Protokollierung von Prüfungen nach eigenen Prüfplänen.

Medizinproduktebuch

Medizinproduktebuch mit Erfassung von Einweisungen, Prüfungen, Instandhaltungen, Störungen und Vorkommnissen (inkl. Belegen) gemäß §7 der Medizinproduktebetreiberverordnung.

Adressdatenbank

Erfassung von Herstellern, Lieferanten und Prüfinstituten in der Adressdatenbank.

Erfassung mit praxiserprobtem Formular

Eingabe verschiedener Werte möglich z.B. Identifikationsnummer, Verantwortlichkeit, Messbereich- und -genauigkeit, Externe/Interne Überwachung, Kalibrierung/Eichung/Kontrolle, Prüfinstitut (Datenbank), Prüfplan (Datenbank), Hersteller (Datenbank), Lieferant (Datenbank), Referenzmodell, Leihgerät, Archivierung.

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Schulungsplanung nach ISO 10015

Stellenprofile, Haupt- und Teilaufgaben & Qualifikationen

Erfassung von eigenen Stellenprofilen, Haupt- und Teilaufgaben sowie Qualifikationen. Erfassung von Stellenprofilen, Haupt- und Teilaufgaben sowie Qualifikationen für die Mitglieder der Gruppenvariante.

Mitarbeiterentwicklungsplan

Mitarbeiterentwicklungsplan (Schulungsmatrix) mit Übersicht der vorhandenen und geforderten Kompetenzen sowie die Anzeige des Schulungsbedarfes je Mitarbeiter.

Schulungsbedarf

Übersicht des Schulungsbedarfes je Qualifikation.

Einarbeitungspläne

Automatische Erstellung von Einarbeitungsplänen.

Ressourcenanalyse

Ressourcenanalyse, um zu sehen wie viel Prozent ein Mitarbeiter das gesuchte Stellenprofil erfüllt und wo noch Schulungsbedarf besteht (z.B. Notwendigkeit einer Auffrischungsschulung).

Wirksamkeit von Schulungen

Nach erfolgter Schulung kann die Wirksamkeit der Schulung beim Mitarbeiter überprüft werden, indem er einen individuellen Fragebogen beantwortet.

Schulungsplanung

Schulungsplanung mit einem Klick direkt aus der Ressourcenanalyse heraus erstellen.

Automatischer Schulungsplan

Automatischer Schulungsplan mit allen wichtigen Angaben.

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Rechtskataster

Gesetze

Unternehmensrelevante Gesetze auf einen Blick.

Rechtskataster

Individuelle Rechtskataster anlegen.

Kurzübersicht

Kurzübersicht der Inhalte abrufbar.

Aktualitätsprüfung

Einfache Aktualitätsüberprüfung aller Gesetze per Mausklick.

Automatische Protokolle

Automatisierte Erstellung eines Protokolls als Nachweisdokument für regelmäßige Überwachung.

Rechtskataster-Einträge verknüpfen

Rechtskataster-Einträge können mit Mitarbeitern oder Dokumenten verknüpft werden.

Lesebestätigung

Automatische Lesebestätigung der Verantwortlichen bei Änderungen des Gesetzes anfordern.

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Desinfektions- und Hygienemitteldatenbank

Sicherheitsdatenblättern

Anzeige von Sicherheitsdatenblättern, Betriebsanweisungen und Anwendungshinweisen.

Automatische Aktualisierung

Automatische Aktualisierung der Beschreibungen, Anwendungsbereiche, Zuordnungen, Hersteller und der Kategorien (z.B. Händedesinfektion) durch den eQMS-Support.

Drag & Drop

Einfache Auswahl der verwendeten Hygienemittel per Drag & Drop.

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Wissensmanagement & Kommunikation

Fachlexikon

Umfangreiches Fachlexikon zum Qualitätsmanagement. Einfaches Anlegen von neuen Begriffen.

Notizen

Gedanken und Ideen als Notizen festhalten.

Forum

Wissensaustausch und Problemlösungen im Forum organisieren und dokumentieren – sowohl für eigenes Unternehmen oder für Unternehmensgruppe.

Linksammlung

Wichtige Internetseiten den Mitarbeitern gesammelt zur Verfügung stellen. Oder private Linklisten erstellen.

Fachliteratur-Datenbank

Erfassung, Verwaltung und Verleih von Büchern, Dokumenten und Zeitschriften usw.

Interne Nachrichten

Interne Nachrichten an Kollegen senden und auf Wunsch an E-Mail weiterleiten.

Mitteilung an alle Nutzer

Mitteilung an alle Nutzer durch Qualitätsmanagementbeauftragten.

Informationen per Mail

Einstellmöglichkeit, welche Informationen zusätzlich per E-Mail zugestellt werden sollen.

Hausmitteilungen

Hausmitteilungen direkt auf der Startseite.

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Kalender

Persönlicher Kalender

Kalender mit persönlicher Tages-, und Jahresansicht sowie Terminliste.

Überwachung

Monatskalender mit einer Übersicht der Termine aller Mitarbeiter.

Automatische Termine

Viele Termine werden automatisch in den Kalender eingetragen und angezeigt, wie z.B. Überwachungstermine.

Relevante Informationen

Anzeige aller relevanten Informationen im eQMS z.B. Dokumentenänderungen.

Terminerinnerung

Automatische Terminerinnerung per E-Mail.

Statistik

Automatische Statistik nach Terminkategorie.

Anpassbar

Individuell ein- und ausblendbare Kategorien.

Aufgabenverwaltung

Verwaltung von Aufgaben, inkl. Vergabe an andere Personen und Terminerinnerungen im Kalender.

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Kontakte/Adressbuch

Adressübersicht

Adressübersicht mit umfangreichen Suchfunktionen.

Adressen teilen

Adressen teilen in der Variante für Gruppen.

Eingabemöglichkeiten

Umfangreiche Eingabemöglichkeiten für Kontaktdaten, Kontoverbindung, Ansprechpartner inkl. Details, Produkte usw.

Zusätzliche Felder

Je nach Adresstyp zusätzliche Felder z.B. für Kunden, Hersteller, Lieferanten, Verlage, Prüfinstitute.

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Spezielle Funktionen für Unternehmensgruppen, Kammern, Vereine & Verbände

Mehrere Firmen

Zugriff auf mehrere Firmen mit nur einem Benutzernamen & Passwort.

Auditfeststellungen

Anzahl der Auditfeststellungen mit Unterscheidung nach Vorschlägen, Hinweisen und Abweichungen.

NACE - EAC Scope Suche

Branchen sind für eine Zertifizierung in EAC-Codes (ISO 14001) oder NACE-Codes (EMAS) unterteilt. Die Scope-Suche hilft dabei herauszufinden, wie die Codes miteinander verknüpft sind.

Auditjahrespläne

Überblick über den Entwicklungsstand der QM-Systeme der Mitglieder durch Anzeige der Anzahl der Auditjahrespläne je Mitglied.

Auditberichte

Anzahl der Auditberichte je Mitglied.

Lieferantenbewertungen

Anzahl und Details der Lieferantenbewertungen je Mitglied.

Forum

Gemeinsames Forum für alle Mitglieder der Gruppe.

Mitgliederliste

Liste der Mitglieder inkl. Kontaktdaten.

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Supportleistungen

Chat & Telefon

Support per Chat oder Telefon (Festnetztarif) während der üblichen Bürozeiten.

Individuelle Schulungen

Individuelle Schulungen zum Umgang mit dem eQMS oder zum Thema Qualitätsmanagement

E-Mail

Support per E-Mail, Antwort innerhalb von 24 h an Werktagen.

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Weitere hilfreiche Tools

QR Codes

QR Codes zum Scannen per Smartphone/Tablet mit dem eQMS erzeugen, z.B. schnelles Auffinden eines Gerätepasses im Bereich "Technische Geräte"

NACE - EAC Scope Suche

Branchen sind für eine Zertifizierung in EAC-Codes (ISO 14001) oder NACE-Codes (EMAS) unterteilt. Die Scope-Suche hilft dabei herauszufinden, wie die Codes miteinander verknüpft sind.

RSS Feeds

Anzeige von RSS Feeds z.B. für Rote-Hand-Briefe.

Statistiken

Statistiken für alle Bereiche des eQMS.

Logbuch

Logbuch aller Klicks im System, inkl. Filter nach Mitarbeiter und Zeitraum.

Vertragsdaten & Rechnungen

Anzeige von Vertragsdaten und Rechnungen für den schnellen Überblick.

Hilfetexte

Umfangreiche Hilfetexte zu den Bereichen im eQMS.

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Wir sind für Sie da!

Bei Fragen rund um den Umgang mit dem eQMS sind wir für Sie da.
Nutzen Sie dafür die Chat-Funktion auf unserer Webseite, rufen uns an oder kontaktieren Sie uns per Mail.

Tel.:

+49 34293 4797-37

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